Fejlesztési brief dokumentum

A brief fogalma

Egy rövid írásos anyag, mely tartalmazza a megbízás minden fontos paraméterét: a feladat meghatározását és a feladat kidolgozásához szükséges információkat.

Mi az a brief dokumentum?

A fejlesztési brief dokumentum minden komoly projekt elmaradhatatlan eleme. Egy olyan dokumentum, mely tisztázza és nemhogy körvonalazza, de minél pontosabban leírja a szükséges információkat, melyek a fejlesztő számára fontosak. Lényegében ez az a “könyv” melyet olvas a fejlesztő munka közben és az ebben található információk alapján készül el a kész munka.

Mit tartalmaz egy brief dokumentum?

Egy fejlesztési brief dokumentum minél részletesebb, annál jobb. Tartalmiaznia kell minden szükséges funkciót és azok minden apró részletét. Le kell írja lényegében, hogy hova kattintva, mi történik és mi fog történni. Leír minden részletet és azok pontos működését.

Ki készítse el?

A fejlesztőnek ajánlott megírni, a megrendelő való folyamatos egyeztetés mellett. A megrendelő ismeri a saját igényeit, míg a fejlesztő rálát a folyamatokra, amik a honlapon  vagy webáruházban történnek.

Miért szükséges, fontos?

Lényegében leír minden részletet, melyet a felek közösen rögzítenek. A brief alapján elkerülhetőek a megrendelő és a fejlesztő közötti viták, félreértések.Elkerülhető, hogy a fejlesztő egy jóval egyszerűbb, “fapadosabb” megoldást ad át, mint kész munka. Ugyan így elkerülhető, hogy a megrendelő által jóval bonyolultabb, de át nem adott információk a munka végén előkerüljenek és egy jóval komplexebb feladat körvonalazódjon, mint a kezdésnek megbeszéltek, rögzítettek.

A honlap tervezése és készítése nem egyszerű feladat, még ha a megbízó számára az „csak néhány kattintásnak” tűnik. Ahhoz, hogy a weboldal úgy jelenjen meg, ahogy azt a megbízó elképzelte és elérje célját (vagyis bevételt termeljen), hosszú-hosszú egyeztetésnek kell megelőznie. Egy jó honlapnak el kell adnia (vagy végre kell hajtania azt a konverziós célt, amit a vállalat kitűzött magának: eladás, kapcsolatfelvétel, feliratkozás, stb). Ehhez pedig marketing fókuszú hozzáállás kell. A honlaptervezés előtt fontos tudni, hogy milyen a vállalkozás gondolkodása, milyen marketing céljai vannak és összességében miért kell neki honlap. Ennek az összefoglalása a marketingben más területeken használt eszköz, a brief.

A brief jellemzői

• Informálja a fejlesztőt a megfelelő weboldal elkészítése érdekében
• A megrendelő vállalat/vállalkozó és kivitelező közötti kapcsolattartás fontos eleme
• Magyar megfelelője nincs, „eligazítás” a legközelebbi értelmezése
• Nincsenek általánosan elfogadott szabványai: mélysége és kidolgozottsága attól függ, hogy milyen módon működik a marketing-gondolat (milyen a marketing-szemlélet), mennyire kidolgozott a stratégia és a taktika a vállalkozásnál.
• A jó brief egyértelmű, világos, tömören és jól megfogalmazott, jó nyelvezetű, jó stílusú,pozitív hangvételű. A jó brief inspirál és ötleteket ad.

A brief funkciói és szabályai

• motiválja a kivitelezőt
• amikor kész van a fejlesztő a munkával, segítse elő a kész munka elfogadását
• minden brief írásban készül
• lehetőséget kell kapni a visszajelzésre
• legyen folyamatos a kommunikáció a brief készítésekor

A brief válfajai

A gyakorlatban, főleg nagy kreatív ügynökségeknél a briefnek különböző válfajai is kialakultak. Ha nagy céget bízol meg a weboldalad elkészítésével, ezekkel a fogalmakkal biztosan találkozni fogsz.

1. Rebriefing: Az ügynökség általános tájékoztatását szolgáló alapeset mellett megjelent az ún. rebriefing, amelyben az ügynökség vagy további kérdéseket fogalmazhat meg,vagy visszaigazolja, hogy a kapott tájékoztatásból mit érez fontosnak, milyen következtetésekre jutott, s kéri ezen gondolatai elbírálását.
2. Kreatív brief:  ügynökségen belül születik, s az alkotó folyamatban részt vevő munkatársak számára fogalmazza meg a követendő szempontokat.
3. Média brief: ügynökségen belül születik, az eszközök kiválasztását és ütemezését végző szakemberek tájékoztatására szolgál.

Ezek tartalmazhatják az ügyfélkapcsolatot tartó munkatárs mindazon tapasztalatait, amelyek a feladat jó megoldásában (ügyfél számára elfogadható) a kreatív-és a médiaszakemberek segítségére lehetnek.

A brief tartalma

1. Ügyfél története, neve, elérhetősége, tevékenységi köre
2. Megbízás oka (miért bízzuk meg): a megbízás indoklása
3. Megbízás célja: a weboldal neve, a megbízás konkrét leírása; a kivitelezői feladatok leírása (mely anyagok elkészítését várja a megrendelő); a briefet átadó, átvevő aláírása ill. a kapcsolattartó személy; elkészítésre rendelkezésre álló idő
4. Termék/szolgáltatás leírása: neve, tulajdonságai, termékjellemzői, piac +fő trendek bemutatása; márka piaci helyzete és részesedése; fogyasztói, használati szokások; swot-és konkurencia-analízis (termékelőnyök, piaci helyzet, konkurencia, helyettesítő termékek jellemzése)
5. Hitelességet alátámasztó tények, érvek
6. Célcsoport meghatározása (mérete, jellemzői…)
7. Pozicionálás (előnyök megkeresése, amely elválasztja a többitől, és elhelyezzük a konkurens termékek között)
8. Időzítés
9. Vállalat marketingcéljainak ismerete (marketing, marketingkommunikációs célok)
10. Kreatív: eddigi kommunikáció, ha volt / jövőbeni kommunikáció hangvétele, stílusa; kötelezően felhasználandó elemek

Összefoglalva

A brief tehát részletes tájékoztatás a megbízó által ismert és fontosnak ítélt információkról. (Mi a megbízás tárgya, mire használja majd a weboldalt,milyen jellemzői vannak a vállalkozásnak, mik az előnyei a terméknek / szolgáltatásnak, milyen a piaci helyzete, kik a legfőbb versenytársak, milyen igények jellemzik a felhasználókat, milyen szegmensekre osztható a piac, milyen csoportokra bontható a lehetséges felhasználók köre, melyek a cég arculatára vonatkozó követelmények, milyen kommunikációs stratégiát kell követni, mi a konkrét konverziós cél.